Objet de la politique
La présente politique explique comment les données à caractère personnel sont traitées dans le cadre du site public de Kiclub Démo, ci-après dénommé « le Club ». Elle concerne les visiteurs du site ainsi que les personnes susceptibles d’apparaître ou d’être mentionnées dans une actualité, un document ou une galerie publiée par le Club.
Cette politique porte sur le site public dans son état actuel. Des traitements supplémentaires liés à la gestion interne des membres, aux inscriptions, aux paiements ou à d’autres modules doivent faire l’objet d’informations spécifiques avant leur activation.
Responsable du traitement
Le Club agit comme responsable du traitement pour les données et contenus qu’il décide de collecter, d’importer, d’organiser et de publier. Il détermine notamment les finalités des actualités, des galeries, des coordonnées publiques et des informations relatives à ses activités.
Les questions et demandes concernant ces traitements doivent être adressées au Club à info@kiclub.be.
Rôle de Kiclub
Kiclub fournit la plateforme technique utilisée par le Club. Pour les données hébergées et administrées pour le compte du Club, Kiclub agit en principe comme sous-traitant et traite les données sur les instructions documentées du Club, dans les limites du contrat et des obligations légales applicables.
Kiclub ne choisit pas les personnes photographiées, les actualités publiées, la finalité d’une galerie ni la durée éditoriale de mise en ligne. Ces décisions relèvent du Club.
Kiclub peut toutefois traiter certaines informations techniques lorsque cela est nécessaire pour sécuriser le service, prévenir les abus, diagnostiquer un incident, assurer les sauvegardes, respecter une obligation légale ou défendre ses droits. Cette intervention technique ne transfère pas à Kiclub la responsabilité éditoriale des contenus du Club.
Hébergement et prestataires techniques
Le site repose sur une infrastructure fournie par Infomaniak Network SA, établie en Suisse. Kiclub et l’hébergeur peuvent avoir accès aux données dans la mesure strictement nécessaire à l’hébergement, à la maintenance, à la sauvegarde, à la sécurité et à l’assistance technique.
Le Club doit s’assurer qu’un accord de sous-traitance conforme aux exigences applicables encadre ses relations avec Kiclub. Kiclub encadre à son tour l’intervention de ses propres prestataires techniques conformément à ses obligations contractuelles et légales.
Catégories de données susceptibles d’être traitées
Selon les contenus publiés et l’utilisation du site, les catégories suivantes peuvent être concernées :
- nom, prénom, fonction ou rôle au sein du Club ;
- adresse électronique, numéro de téléphone ou autres coordonnées rendues publiques par le Club ;
- photographies, vidéos, voix, performances ou résultats sportifs ;
- informations figurant dans les actualités, calendriers, comptes rendus ou documents du Club ;
- adresse IP, date et heure de connexion, navigateur, appareil, page demandée et journaux techniques ;
- informations transmises dans le cadre d’une demande de rectification, de retrait ou d’exercice de droits ;
- données d’identification et traces de connexion des administrateurs autorisés du site.
Le site public n’a pas pour objet de publier des données sensibles ou confidentielles. Le Club doit éviter toute publication excessive et ne mettre en ligne que les informations réellement nécessaires à la finalité annoncée.
Origine des données
Les informations peuvent provenir directement des personnes concernées, de leurs représentants légaux, des responsables du Club, des coachs, des bénévoles, des photographes mandatés, des organisateurs d’événements ou des sources sportives autorisées.
Le Club reste responsable de vérifier qu’il peut licitement utiliser les données reçues d’un tiers et que les personnes concernées ont reçu l’information requise.
Finalités poursuivies
Les traitements réalisés au moyen du site peuvent notamment avoir pour finalités :
- présenter le Club, ses activités, ses équipes et ses installations ;
- informer les membres, familles, supporters et visiteurs ;
- publier des actualités, résultats, événements et souvenirs de la vie du Club ;
- permettre l’identification et la prise de contact avec les responsables du Club ;
- assurer l’administration, la disponibilité et la sécurité du site ;
- prévenir les accès non autorisés, les abus et les incidents techniques ;
- répondre aux demandes relatives aux contenus publiés et conserver la preuve de leur traitement ;
- respecter les obligations légales du Club et de ses prestataires.
Les données ne peuvent pas être réutilisées pour une finalité incompatible sans information complémentaire et, lorsque la loi l’exige, sans nouvelle base juridique.
Bases juridiques
Selon la situation, le Club peut fonder un traitement sur :
- le consentement de la personne concernée ou de son représentant légal ;
- l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles ;
- le respect d’une obligation légale ;
- l’intérêt légitime du Club à informer sur ses activités, sous réserve des droits et attentes raisonnables des personnes ;
- la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
Le droit à l’image doit être examiné séparément de la seule base juridique applicable au traitement de données. Une information détaillée est disponible sur la page Droit à l’image.
Photographies et vidéos
Une image permettant d’identifier une personne constitue une donnée personnelle. Le Club doit distinguer les images ciblées, qui mettent une ou plusieurs personnes en évidence, des images d’ambiance présentant un événement ou un groupe de manière générale.
Le Club veille à informer les participants des prises de vues prévues, de leur finalité et des canaux de publication. Il recueille et conserve les autorisations nécessaires, en particulier pour les images ciblées et les mineurs, conformément au droit applicable.
Données concernant des mineurs
La publication d’informations ou d’images relatives à des mineurs exige une vigilance renforcée. Le Club doit limiter les informations permettant leur identification ou leur localisation, éviter les légendes excessivement détaillées et recueillir les autorisations nécessaires auprès des personnes habilitées.
Lorsqu’un mineur dispose d’une capacité de discernement suffisante, son avis doit également être pris en considération selon le contexte et le droit applicable.
Cookies et stockage local
Le site public n’installe actuellement aucun cookie publicitaire, de profilage ou de mesure d’audience. Des mécanismes techniques peuvent être utilisés pour la sécurité des requêtes et le fonctionnement de la session d’administration.
Si des outils de mesure d’audience, des vidéos intégrées, des cartes interactives, des pixels publicitaires ou d’autres services non essentiels sont ajoutés, la présente politique et le mécanisme de consentement devront être adaptés avant leur activation.
Destinataires
Les données publiées sur le site sont accessibles à tout internaute et peuvent être copiées, indexées ou rediffusées par des tiers en dehors du contrôle direct du Club et de Kiclub.
Les données non publiques peuvent être accessibles, dans la limite de leurs fonctions, aux administrateurs autorisés du Club, aux personnes chargées de son organisation, au personnel technique habilité de Kiclub, à l’hébergeur et aux prestataires strictement nécessaires au fonctionnement du service.
Des données peuvent également être communiquées à une autorité, un conseil juridique, un assureur ou une juridiction lorsqu’une obligation légale, la sécurité du service ou la défense de droits le justifie.
Réseaux sociaux et services externes
Lorsque le Club republie un contenu sur Facebook, Instagram ou un autre réseau, le traitement réalisé par cette plateforme est également régi par les propres conditions et politiques de celle-ci. Le retrait d’un contenu du site ne provoque pas automatiquement sa suppression des réseaux sociaux, des moteurs de recherche, des archives ou des copies réalisées par des tiers.
Le Club traite les demandes relevant de ses propres comptes et accompagne raisonnablement la personne concernée dans l’identification des publications dont il garde le contrôle.
Durées de conservation
Les contenus publics sont conservés pendant la période durant laquelle le Club estime leur publication utile, pertinente et licite. Il doit réexaminer périodiquement les actualités et galeries anciennes, en particulier lorsqu’elles concernent des mineurs ou des personnes qui ne participent plus aux activités.
Les demandes d’exercice de droits et les réponses peuvent être conservées pendant le temps nécessaire à leur traitement, à la preuve du respect des obligations et à la défense de droits. Les journaux techniques sont conservés pendant une durée proportionnée aux besoins de sécurité, de diagnostic et de prévention des abus.
Les sauvegardes peuvent conserver temporairement une copie d’une donnée supprimée jusqu’à leur rotation normale. Ces copies ne sont pas remises en ligne et restent soumises aux mesures de sécurité applicables.
Sécurité
Le Club et Kiclub mettent en œuvre, chacun pour les obligations qui lui incombent, des mesures techniques et organisationnelles destinées à réduire les risques de perte, d’accès non autorisé, de modification ou de divulgation.
Aucun système ne pouvant offrir une sécurité absolue, les personnes disposant d’un accès d’administration doivent utiliser des mots de passe robustes, protéger leurs appareils, limiter le partage des comptes et signaler rapidement toute anomalie.
En cas de violation de données, le Club et Kiclub coopèrent afin d’analyser l’incident et d’accomplir, lorsque les conditions sont réunies, les notifications requises.
Droits des personnes
Dans les conditions prévues par la réglementation, une personne peut demander :
- l’accès aux données qui la concernent ;
- la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
- l’effacement de certaines données ;
- la limitation temporaire d’un traitement ;
- l’opposition à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ;
- la portabilité lorsque ses conditions sont réunies ;
- le retrait d’un consentement pour l’avenir, sans remettre en cause la licéité antérieure du traitement.
Ces droits ne sont pas absolus. Une demande peut être limitée ou refusée lorsqu’une disposition légale, les droits d’autrui, la liberté d’expression, une obligation de conservation ou la défense de droits le justifie. Le Club explique alors sa décision dans les limites permises par la loi.
Exercice des droits
Les demandes doivent être adressées au Club à info@kiclub.be. Elles doivent permettre d’identifier la personne, les données concernées et la mesure demandée. Le Club peut solliciter les informations supplémentaires strictement nécessaires lorsqu’il existe un doute raisonnable sur l’identité du demandeur ou la portée de la demande.
Kiclub peut fournir au Club l’assistance technique nécessaire, mais ne se substitue pas à lui pour décider du bien-fondé de la demande lorsque le Club est responsable du traitement.
Réclamation
Toute personne conserve le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données ou de saisir une juridiction compétente. Une prise de contact préalable avec le Club peut toutefois permettre de résoudre plus rapidement une difficulté.
Évolution de la politique
Cette politique peut être adaptée lorsque les fonctionnalités, les prestataires, les pratiques du Club ou les règles applicables évoluent. La version publiée sur le site est celle applicable au moment de la consultation.