Objet de la présente information
Cette page explique les principes appliqués par Kiclub Démo, ci-après dénommé « le Club », lorsqu’il prend, reçoit, sélectionne et publie des photographies ou vidéos relatives à ses activités.
Elle complète la politique de confidentialité. Elle ne remplace pas les autorisations individuelles, formulaires d’inscription, règlements sportifs ou accords spécifiques qui peuvent être nécessaires selon la nature de l’image et le contexte de sa diffusion.
Responsabilité du Club
Le Club décide des images qu’il publie, des personnes et événements concernés, des légendes associées, des canaux de diffusion et de la durée de mise en ligne. Il est responsable de vérifier qu’il dispose d’un fondement valable et des autorisations nécessaires.
Les responsables du Club doivent sélectionner les images avec prudence, éviter les situations humiliantes ou sensibles et tenir compte de l’âge, de la vulnérabilité, de la sécurité et des attentes raisonnables des personnes représentées.
Rôle technique de Kiclub
Kiclub fournit au Club un outil permettant d’importer, d’organiser et d’afficher des images. Kiclub ne choisit pas les photographies, n’identifie pas les personnes représentées, ne recueille pas les autorisations au nom du Club et n’effectue pas de validation éditoriale préalable systématique.
Les demandes concernant la prise, le choix ou la publication d’une image doivent donc être adressées en priorité au Club. Kiclub peut apporter une assistance technique au Club, restreindre l’accès à un contenu lorsqu’une obligation légale ou contractuelle l’impose et coopérer avec les autorités compétentes.
Prise de vue et publication : deux décisions distinctes
Le fait qu’une personne accepte d’être photographiée ou filmée ne signifie pas automatiquement qu’elle accepte la publication de son image sur un site internet, un réseau social, une affiche ou tout autre support.
Le Club doit examiner séparément les conditions de la prise de vue et celles de chaque utilisation envisagée. Une autorisation limitée à un support, une finalité, un événement ou une période ne peut pas être étendue sans vérification.
Photos ciblées
Une photographie est notamment considérée comme ciblée lorsqu’une personne ou un petit nombre de personnes est mis en évidence, reconnaissable et constitue le sujet principal de l’image.
Pour ce type d’image, le Club privilégie une autorisation claire, spécifique et démontrable précisant les usages prévus, les supports de publication et la finalité. Le seul fait de participer à une activité sportive, de poser devant un appareil ou de regarder l’objectif ne constitue pas nécessairement une autorisation suffisante pour toute diffusion future.
Photos d’ambiance et de groupe
Les photographies d’ambiance montrent de manière générale un entraînement, une compétition, une cérémonie ou la vie collective du Club, sans isoler une personne comme sujet principal.
Le Club informe les participants de la possibilité de prises de vues, de leur finalité et des principaux canaux de diffusion. Cette information peut notamment être communiquée lors de l’inscription, dans le règlement du Club, dans la convocation de l’événement ou par un affichage visible sur place.
La qualification d’image d’ambiance dépend du cadrage et du contexte. Une photographie de groupe peut devenir ciblée lorsqu’une personne est mise en avant, nommée ou associée à une information particulière.
Images de mineurs
Les images de mineurs font l’objet d’une vigilance renforcée. Le Club recueille les autorisations nécessaires auprès des personnes exerçant l’autorité parentale ou la représentation légale et tient compte, lorsque cela est approprié, de l’avis du mineur capable de discernement.
Le Club évite de publier des informations permettant inutilement d’identifier précisément un mineur, son adresse, son école, ses habitudes, ses horaires ou sa localisation régulière. Les légendes sont limitées aux informations utiles à la finalité sportive ou associative.
Une autorisation donnée pour une saison, un événement ou un support ne vaut pas automatiquement pour toute la durée d’adhésion ni pour tous les canaux futurs.
Personnes invitées, visiteurs et événements ouverts
La présence à un événement ouvert au public ne supprime pas le droit à l’image. Le Club veille à informer raisonnablement les participants lorsque des prises de vues sont organisées et à respecter les refus exprimés lorsque la situation le permet.
Les photographes externes, partenaires ou médias restent responsables de leurs propres traitements et doivent respecter les règles applicables à leurs prises de vues. Leur présence ne donne pas au Club un droit général sur toutes les images réalisées.
Finalités habituelles
Les images peuvent être utilisées pour illustrer la vie sportive et associative, présenter les équipes, annoncer ou rendre compte d’un événement, valoriser les bénévoles et partenaires, communiquer des résultats ou conserver la mémoire des activités du Club.
Elles ne peuvent pas être réutilisées dans un contexte trompeur, humiliant, commercial ou substantiellement différent de celui qui avait été annoncé sans vérification d’un fondement approprié.
Supports de diffusion
Selon l’autorisation applicable, une image peut être publiée sur le présent site, dans une actualité, dans une galerie, sur les comptes officiels du Club, dans une lettre d’information, sur un support imprimé ou dans une communication adressée aux membres.
Chaque support présente des risques différents. Une publication internet est accessible à un public potentiellement mondial et peut être copiée, indexée, enregistrée ou rediffusée par des tiers malgré les mesures prises par le Club.
Réseaux sociaux et copies réalisées par des tiers
Lorsqu’une image est publiée sur un réseau social, les conditions et outils de cette plateforme s’ajoutent aux règles du Club. Le retrait de l’image du site Kiclub ne provoque pas automatiquement sa disparition d’un réseau social, d’un moteur de recherche, d’une archive, d’une capture d’écran ou d’une copie effectuée par un tiers.
Le Club traite les demandes concernant les publications qu’il contrôle et prend les mesures raisonnablement possibles auprès de ses propres comptes. Il ne peut garantir l’effacement de copies licitement ou illicitement réalisées par des tiers indépendants.
Sélection et modération des images
Le Club s’interdit de publier des images intimes, dégradantes, pornographiques, sexuellement explicites, violentes ou susceptibles de mettre une personne en danger. Il veille également à ne pas révéler involontairement une donnée médicale, une situation familiale, une croyance, une orientation ou une autre information sensible.
Les administrateurs doivent supprimer les fichiers importés par erreur et signaler immédiatement tout contenu manifestement illicite ou toute compromission de leur accès.
Conservation des autorisations
Le Club conserve les preuves des autorisations et informations communiquées pendant une durée adaptée à la publication et aux délais nécessaires à la défense de ses droits. Il organise ces preuves de manière à pouvoir retrouver l’autorisation correspondant à une personne, une image, une finalité ou une période.
Kiclub héberge les fichiers techniques mais n’est pas chargé de constituer ou de valider le dossier d’autorisation du Club, sauf service spécifique convenu séparément.
Durée de publication
Une image n’a pas vocation à rester publiée indéfiniment par principe. Le Club détermine une durée cohérente avec la finalité annoncée et réexamine périodiquement les anciennes actualités et galeries.
Le passage du temps, la fin de l’adhésion, le changement d’âge d’un mineur ou l’évolution du contexte peuvent justifier un nouvel examen même lorsqu’une publication était initialement licite.
Retrait du consentement et opposition
Lorsqu’une publication repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré pour l’avenir. Le retrait n’annule pas automatiquement la licéité des utilisations antérieures, mais le Club examine les mesures à prendre pour les publications encore sous son contrôle.
Dans les autres situations, une personne peut exposer les raisons tenant à sa situation particulière et demander un examen de la publication. Les droits invoqués doivent être appréciés avec les autres droits et obligations applicables, notamment la liberté d’expression, l’information sportive, les droits de tiers et la conservation de preuves.
Demande d’examen ou de retrait
Toute personne reconnaissable, ou son représentant légal, peut adresser une demande au Club à info@kiclub.be. Pour permettre un traitement rapide, la demande devrait indiquer :
- l’adresse précise de la page concernée ;
- le titre de l’actualité ou de l’album ;
- une description de la photographie ;
- l’identité de la personne concernée et, le cas échéant, la qualité du représentant ;
- la mesure demandée et les raisons de la demande.
Le Club peut demander les informations strictement nécessaires pour vérifier l’identité, la représentation ou retrouver l’image. Il évite de demander une copie complète d’un document d’identité lorsque des moyens moins intrusifs suffisent.
Traitement de la demande
La réception d’une demande n’emporte pas automatiquement reconnaissance d’une faute ni obligation immédiate de supprimer tout contenu. Le Club analyse la photographie, son contexte, la finalité, les autorisations disponibles, la base du traitement et les droits en présence.
Selon le résultat, le Club peut retirer l’image, la remplacer, la recadrer, l’anonymiser, limiter son accès, corriger sa légende ou expliquer les raisons pour lesquelles il estime pouvoir maintenir la publication. En présence d’un risque sérieux, une restriction conservatoire peut être appliquée pendant l’examen.
Kiclub exécute les mesures techniques demandées par le Club dans le cadre du service, sans se substituer à lui dans l’appréciation juridique de la demande, sauf obligation légale directement applicable.
Délais techniques et sauvegardes
Après une suppression, un délai technique peut être nécessaire pour la mise à jour des caches, des sauvegardes et des moteurs de recherche. Les sauvegardes résiduelles ne sont pas remises en ligne et disparaissent selon leur cycle normal de rotation.
Le Club ne peut pas garantir la suppression de copies conservées sur les appareils de visiteurs ou sur des services tiers qu’il ne contrôle pas.
Réclamation et recours
Une personne qui estime que sa demande n’a pas été correctement traitée peut solliciter des explications complémentaires du Club, introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données ou saisir la juridiction compétente.
Mise à jour de la politique
Le Club peut adapter cette politique lorsque ses pratiques de communication, ses supports ou les règles applicables évoluent. La version publiée est celle applicable au moment de la consultation.